Facturation & comptabilité OHADA

Pourquoi

Toute facture émise et tout paiement encaissé doivent être posés dans une comptabilité conforme au référentiel SYSCOHADA, pour que l'entreprise reste en règle avec ses obligations légales. Mais cette même facture, une fois correctement soldée, est aussi la matière première du financement : sans facturation fiable et sans comptabilité tenue, aucun dossier ne peut être instruit ni analysé plus loin dans la chaîne.

Comment dans l'application

Deux notions de « facture » coexistent et ne doivent pas être confondues. La facture ERP (émission client, encaissement) alimente la comptabilité générale ; la facture soumise au pipeline de financement (voir le processus suivant) en est un objet distinct, qui peut être adossée à une facture ERP existante.

Émission. Une facture naît en DRAFT, numérotée automatiquement, avec ses montants HT/TVA/TTC calculés ligne à ligne. L'envoyer la fait passer en SENT, déclenche un e-mail récapitulatif et, pour un tenant ou un client français, la soumet au partenaire de facturation électronique (PDP). Les statuts qui suivent : PARTIALLY_PAID, PAID, OVERDUE, CANCELLED, ou FINANCING_REQUESTED lorsqu'un financement est engagé sur cette facture.

Encaissement. Un paiement est refusé si la facture est déjà annulée, déjà soldée ou déjà engagée dans un financement, ou si le montant est nul ou dépasse le solde dû. Chaque encaissement recalcule le statut de la facture.

Comptabilisation. Le référentiel SYSCOHADA (plan comptable complet, classes 1 à 9) est posé par un service dédié, qui pose aussi un plan comptable général parallèle pour les tenants français. Poser une facture en comptabilité (débit du compte client 411, crédit des comptes de ventes et de TVA collectée) est une action que déclenche un comptable habilité — ce n'est pas automatique à l'émission ou à l'envoi de la facture.

Périodes comptables. Chaque période suit un cycle strict à trois statuts : OPEN, CLOSED, LOCKED. Une période ne peut être verrouillée que si elle a d'abord été clôturée — il n'existe aucun raccourci d'OPEN à LOCKED. La clôture peut générer les écritures de clôture (solde des comptes de charges et de produits vers le compte de résultat).

Lettrage. Le rapprochement des lignes débit et crédit d'un même compte (client 411, fournisseur 401) se fait par appariement de montants identiques — la ligne débit la plus ancienne avec la ligne crédit non lettrée de même montant — et produit un code de lettre séquentiel. Une facture entièrement soldée par ce rapprochement passe en FULLY_LETTERED, un rapprochement partiel en PARTIALLY_LETTERED. Ce lettrage comptable est un processus distinct du rapprochement des mouvements de financement institutionnel (voir le processus 7), qui compare des soldes de facilité et non des écritures de compte.

Garde-fous

• Une écriture comptable ne peut jamais être créée ni modifiée dans une période CLOSED ou LOCKED — toute correction nécessite une contre-écriture dans la période ouverte suivante, jamais une modification en place.
• Sur une écriture existante, seuls le libellé et le compte peuvent être corrigés ; les montants sont immuables une fois posés — c'est la garantie d'audit OHADA.
• Clore ou verrouiller une période, ainsi que déclencher la comptabilisation d'une facture, sont des actions réservées aux rôles comptables et d'administration — jamais accessibles à un utilisateur ERP standard.
• Une écriture ne peut être créée à somme nulle, et le moteur rejette toute écriture où débit et crédit ne s'équilibrent pas.